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給与計算アウトソーシングをご検討される前に

給与計算アウトソーシングサービスは経営戦略の一つの手段として有効です。しかし安易に導入してしまうと十分な効果は得られず、かえって運用上の混乱を招くことにもなりかねません。
 
アウトソーシングサービスをより効果的に活用するためには、貴社のニーズに対応する業者かどうかの選定が重要になってきます。まずは「給与計算をアウトソーシングする目的・狙うメリット」を明確にした上で、導入をご検討下さい。では、どこに頼めばよいか、何を基準に選べばよいか、その判断に迷われることでしょう。ここにアウトソーシング会社を選ぶための5つのポイントをご紹介します。
 
アウトソーシング会社の選定基準
 
ポイント1. 料金   ポイント2. 事務所の規模   ポイント3. 専門性
 
ポイント4. 対応力   ポイント5. セキュリティ

ポイント1. 料金

最も安価なサービスを提供する業者はどこかという発想ではなく 貴社のニーズや考え方に適合するかを基準に選定することをおすすめします。一番比較しやすいのが料金ですが、料金で見比べる場合は注意が必要です。
 
料金が安い場合、基本料金に何の業務がどこまで含まれているのかをきちんと確認してください。例えば賃金台帳の印刷や給与明細書の封かんを依頼する場合は追加料金が発生するというアウトソーシング会社もあるのです。料金が安いということは、サービスもそれに見合う内容という可能性があります。オプション業務を追加した結果、年間費用は他社と変わらないということにもなりかねません。
 
委託した業者に不満がある場合アウトソーシング会社を変更することも可能ですが、それにもコストがかかります。価格面だけで選定してしまうと、かえって割高になることもあるのです。


ポイント2. 事務所の規模

最低限二人以上のスタッフがいる業者を選定することをおすすめします。一概には言えませんが、料金が安い場合、税理士や社会保険労務士が一人で給与計算を行なっていることがあります。一人ですのでどうしても、迅速に対応できない、常に不在、納期に遅れる、ミスが多い、というようなトラブルも見受けられます。
 
いくら安くても高品質なサービスを安定的に受けられなければ、お客様にとってメリットはありません。「継続して質の良いサービスを提供してくれるアウトソーシング会社」の目安として、最低限二人以上のスタッフがいるか確認したほうが良いでしょう。担当者に不測の事態が起きたとしても別のスタッフによるフォロー体制が整っていれば安心です。


ポイント3. 専門性

給与計算サービスを専門としている業者を選定することをおすすめします。ホームページや広告のキャッチコピーで「税務、給与計算、労務、何でもお任せ下さい!」をよく見かけます。この場合は、「税務代行」や「帳簿の記帳代行」など他に専門としている分野がある中で、給与計算をサイドワークとして行なっている可能性があります。そのためアウトソーシング先が、提供している全てのサービスの中で、給与計算アウトソーシングをどのように位置づけているかを見極めることが重要です。
 
できれば給与計算アウトソーシングを専門としているアウトソーシング先を選ぶことをお勧めいたします。給与計算に特化しているアウトソーシング先は、お客様の目的や希望に合わせた柔軟なサービスを提供することが可能です。


ポイント4. 対応力

貴社のニーズや期待する効果に十分応えてくれる業者を選定することをおすすめします。給与計算アウトソーシングは、サービス業です。お客様が求めるサービスと業者が提供するサービスが適合するかがもっとも大切なのです。例えば大手のアウトソーシング業者は作業手順やスケジュールがマニュアル化されており、内容に無駄がありません。セキュリティ対策も万全です。業者の企業規模や知名度に安心感を得られるお客様もいるでしょう。しかし多くの顧客を対象としているために、マニュアルが画一化されており、お客様がそのマニュアルに合わせるというケースがあります。
 
ところが設立間もない発展途上の会社ではルールが確立されておらず、型にはめられない状況が多くあるものです。業者のやり方にすべてあわせてしまう方法では満足な効果が期待できません。このような場合には、お客様のどんな細かい要望にも丁寧に応じることのできる柔軟性と対応力を持ち合わせた業者を選ぶことが大切です。


ポイント5. セキュリティ

セキュリティ管理体制が整備されている業者を選定することをおすすめします。アウトソーシング先が機密保持対策について万全であるかどうかを確認することをおすすめします。お客様の大切な情報をお預かりしますので、社内業務マニュアルはきちんと確立・運用されているか、ウィルス対策などのコンピュータセキュリティや入退室の管理、書類の保管方法といった物理的アクセスについてのセキュリティ体制が守られているかは重要です。
 
アウトソーシングを成功させるためには、業者との良質な関係を構築することが欠かせません。信頼できる業者を選ぶことはもちろんですが、初めて委託される場合には、頻繁に打ち合わせのできる近くの業者を選ぶと良いでしょう。

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